Wszystko, co trzeba wiedzieć o ewidencji czasu pracy.

Mimo iż prawo pracy określa przepisy powiązane z czasem pracy, często dochodzi do ich łamania ze strony pracodawców. Ewidencja czasu pracy jest pojęciem stworzonym przez wspomniane przepisy. Kto jest odpowiedzialny za ewidencję - pracodawca czy pracownik? Jak prawo pracy definiuje to pojęcie?

Ewidencja czasu pracy - definicja

Odpowiedzialność za kontrolę czasu pracy bierze pracodawca bez względu na to, ilu pracowników jest w przedsiębiorstwie. To w ich interesie jest prowadzenie ewidencji wszystkich osób zatrudnionych na umowę o pracę, w wyniku powołania, mianowania lub wyboru. Ewidencja czasu zawiera dane o tym, ile godzin pracownik spędził wykonując obowiązki zawodowe każdego dnia, także w niedziel i święta, w godzinach nocnych i nadliczbowych oraz w dni wolne następujące w wyniku trwającego pięć dni tygodnia pracy. W ewidencji muszą być zawarte informacje o urlopach, nieobecnościach (zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, dyżurach oraz zwolnieniach. W przypadki zatrudnienia osób nieletnich, pracodawcy mają obowiązek uwzględniania w ewidencji czasu, jaki młodociany spędza na przyuczeniu do zawodu mimo iż czynności te są dla nich wzbronione w pracy na co dzień.

Dokumenty potrzebne do prowadzenia ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca zobowiązany jest do stworzenia pracownikowi karty ewidencji oraz posiadania różnego rodzaju dokumentów, które dostarcza sam pracownik, i które dotyczą jego zatrudnienia. Dokumenty te to przede wszystkim wnioski:

o udzielenie czasu wolnego potrzebnego do załatwienia potrzebnych spraw,
o zastosowanie niestandardowego systemu czasu pracy,
o opiekę na dziecko do 14 roku życia,
o organizację indywidualnego rozkładu czasu pracy,

dokumenty:

dotyczące zastosowania systemu zadaniowego pracy,
o wyznaczenie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym będącym efektem pięciodniowego tygodnia pracy,
określające gotowość do pracy w godzinach nadliczbowych oraz poza standardowymi godzinami pracy,

i zgody:

pracownicy będącej w ciąży na pracę w delegacji poza stałe miejsce zatrudnienia i pracę w systemie przerywanego czasu pracy,
pracownika sprawującego opiekę nad dzieckiem do momentu ukończenia przez nie 4 roku życia.

Każdy z tych dokumentów musi znaleźć się w zbiorze pism tworzących ewidencję czasu pracy.

Najważniejszym celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest ustalenie wynagrodzenia oraz świadczeń wynikających z pracy. To od pracodawcy zależy, jaki okres będzie ujęty w ewidencji. Mimo iż przepisy nie regulują okresu objętego ewidencją, przyjmuje się najczęściej miesięczny rejestr przepracowanych godzin. To pozwala precyzyjnie ustalić wynagrodzenie przysługujące za pracę. Każdy z pracowników ma możliwość wglądu bądź uzyskania kopii ewidencji. Jej oryginał zawsze zostaje w posiadaniu pracodawcy.

Prawo pracy określa zasady prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jeśli dojdzie do sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości lub nawet braku prowadzenia ewidencji, inspektor pracy może wystosować wniosek o właściwe prowadzenie ewidencji, albo nałożyć mandat lub nawet skierować sprawę do sądu grodzkiego. W skrajnych przypadkach, np. fałszowania ewidencji czasu pracy, pracodawca może zostać pozbawiony wolności z tytułu fałszerstwa bądź poświadczania nieprawdy na okres od 3 miesięcy do 5 lat.

Podsumowując - rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Rejestr stanowi podstawę do ustalania wynagrodzenia oraz świadczeń powiązanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Pracownik ma wgląd w ewidencję, dzięki czemu może ustalić, czy uzyskał odpowiednie wynagrodzenie.